من الأساسي إجراء تقييم دوري لعملك التجاري بهدف ضمان استمراره في النمو والنجاح، واحدة من الخطوات المهمة في هذا السياق هي تحسين إدارة المخزون، والتي تلعب دورًا كبيرًا في الحفاظ على استقرار الشركة.
تتمثل فوائد تلك الخطوة في ضمان توفر المنتجات للعملاء دائمًا، وتجنب نفاد المخزون الذي يمكن أن يؤدي إلى خسارة فرص تجارية مهمة، وتوفير مرونة أكبر في اتخاذ القرارات وتحديد أسعار المنتجات بما يخدم مصلحة الشركة.
“رواد الاعمال” يعرض كيفية فهم إدارة المخزون، وتقنياتها الأساسية بالتفصيل، والجوانب الرئيسية التي يجب التركيز عليها في هذا المجال، كما يقدم إرشادات حول أفضل الممارسات لتعزيز إدارة وسيطرة المخزون بفعالية.
ما هي إدارة المخزون؟
إدارة المخزون تشمل عملية رصد وتتبع الموارد والمنتجات التي تملكها الشركة؛ من لحظة استلامها حتى لحظة بيعها، الغاية من هذه العملية هي ضمان توافر المنتجات المطلوبة للبيع في الأوقات المناسبة وبالكميات الصحيحة.
الإدارة الفعالة للمخزون تساعد في خفض تكاليف الحفاظ على مخزون زائد للشركة، وفي الوقت نفسه زيادة المبيعات.
من خلال تحسين إدارة المخزون تستطيع الشركات مراقبة مخزونها بدقة؛ ما يسهّل إدارة العمليات، هذا يضمن توافر المنتجات الضرورية بالكميات المطلوبة ويقلل من مخاطر نفاد المخزون فجأة أو الاحتفاظ بكميات زائدة تُكبّد الشركة خسائر.
كذلك تساهم هذه الإدارة في ضمان بيع المنتجات بوقتها المثالي؛ ما يجنّب الشركة خسارة الموارد أو استهلاك مساحة كبيرة في المستودع دون داعٍ.
كيفية تتبع وإدارة المخزون
الأسلوب الذي تختاره لتتبع المخزون سيتأثر بعدة عوامل مثل: حجم العمل، ونوعية وحجم البضاعة، والميزانية. هناك العديد من الأساليب المتاحة لمختلف الأعمال:
في الأعمال التي تتعامل مع مخزون كبير ومتنوع وسريع الفساد من المفضل تخصيص فريق متكامل يتولى مهام إدارة المخزون، أما بالنسبة للأعمال ذات المخزون المتوسط والأقل تعقيدًا فيمكن إدارة المخزون بواسطة شخص واحد، سواء مدير العمل أو مسؤول المستودع.
بغض النظر عن حجم العمل من المهم استخدام نظام لإدارة المخزون يعمل على السحابة، بينما يمكن استخدام برامج مثل Excel لهذا الغرض، إلا أن برامج إدارة المخزون المتخصصة تقدم نتائج أدق وتوفر وظائف أكثر تقدمًا.
عند استخدام برنامج إدارة المخزون ستتم معالجة العديد من المهام اليومية والأسبوعية آليًا بواسطة البرنامج، وتحديث البيانات في لوحة التحكم الخاصة بالبرنامج. يمكنك الاطلاع على هذه اللوحة بانتظام لمراقبة حالة المخزون وإعداد التقارير لمشاركتها مع الفريق.
كيفية تحسين إدارة المخزون للشركات والمشاريع
إدارة المخزون، التي تعتبر فن التوازن بين مستويات السلع ومتطلبات العملاء، تعد عملية حيوية للشركات بكل أحجامها؛ لأنها تسهم في خفض التكاليف، وتعزيز خدمة العملاء، وزيادة الأرباح، فما هي الخطوات التي يمكن اتخاذها لتطوير إدارة المخزون وتعزيز أداء النشاط التجاري؟ إليك بعض الإرشادات:
1. إنشاء خطة إدارة المخزون
خطة إدارة المخزون تمثل دليل عمل مفصلًا يرشد العملية نحو تحسين إدارة المخزون، وهي تشمل العناصر التالية:
- أهداف المخزون: تحديد الأهداف الرئيسية لإدارة المخزون، مثل خفض التكاليف، وتعزيز خدمة العملاء، أو زيادة الأرباح.
- أهداف الأداء: وضع معايير لقياس فعالية المخزون، مثل دوران المخزون، ونسبة الطلبات المكتملة، ومعدلات النفاد.
- إجراءات وعمليات المخزون: توضيح كيفية تتبع المخزون، والتنبؤ بالطلب، وإدارة الطلبيات بفعالية.
2. تتبع المخزون
تأكد من متابعة حجم المخزون المتاح لديك في كل أقسام الشركة، وذلك يمكن أن يتم بالطرق اليدوية أو باستخدام برامج إدارة المخزون لتحقيق نتائج أفضل.
هذه البرامج تساعد في رصد مستويات المخزون بشكل دقيق، موفرةً بيانات محددة حول كميات المخزون المتوفرة، وتحديد ما إذا كان المخزون الموجود يفي بالطلبات القادمة، أو هناك نقص قد يؤدي إلى توقفات؛ أو وجود فائض يكبد تكاليف إضافية.
3. التنبؤ بالطلب
من الضروري التنبؤ بالكمية المطلوبة من المخزون لمواكبة الطلبات، يمكن تحقيق ذلك عن طريق تحليل بيانات المبيعات السابقة، بالإضافة إلى مراعاة عوامل أخرى مثل: التغيرات الموسمية والاتجاهات السوقية الحالية.
التوقع الدقيق للطلب ضروري لتجنب مشاكل نقص المخزون أو تراكم الفائض منه، وبرامج إدارة المخزون تؤدي دورًا مهمًا في هذا الجانب؛ حيث توفر أدوات تساعد في التنبؤ بالطلب وتحديد الكميات المطلوبة بدقة.
4. إدارة الطلبات
تُعتبر عملية استقبال ومعالجة الطلبات من العملاء أو الموردين جزءًا حيويًا في تحسين إدارة المخزون؛ ما يضمن استمرارية توافر المنتجات للعملاء، ومنع نفاذ المخزون، وزيادة الكفاءة العملية؛ باستخدام برامج إدارة المخزون المتخصصة، يمكنك التحكم بكفاءة في طلبات الموردين وطلبات العملاء من خلال نظام متكامل لإدارة الطلبات.
هذا النظام يتيح لك إعادة الطلب من الموردين في التوقيت الأمثل، مؤكدًا توافر كمية كافية من المخزون لتلبية الطلب المتوقع من العملاء. بالإضافة إلى ذلك يتولى نظام إدارة الطلبات تتبع الطلبات القادمة من العملاء بدقة.
5. تحليل أداء المخزون
تعتبر خطوة تحليل البيانات من أهم الخطوات لتعزيز فعالية إدارة المخزون؛ حيث تساعدك في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. فيما يلي بعض المؤشرات الأساسية لأداء المخزون التي ينبغي دراستها:
- معدل دوران المخزون.
- تكلفة التخزين.
- التكلفة المرتبطة بنقص المخزون.
- التكلفة المرتبطة بفائض المخزون.
وعلى الرغم من أن تحسين إدارة المخزون قد يكون مهمة معقدة وتستغرق وقتًا طويلًا فإن الفوائد التي يمكن أن تجنيها الشركة من هذه العملية كبيرة جدًا وتحقق قفزة كبيرة في نجاح الشركة.
في كثير من الأحيان ربما يكون المخزون هو العائق الأساسي أمام تقدم الشركة؛ لذلك تعد إدارة المخزون وتحسينها عملية حاسمة للشركات بجميع أحجامها.
