كل صناعة لديها معجم فريد من المصطلحات والمفردات التي يستخدمها المديرون والمتخصصون؛ لتوصيل احتياجات أعمال المشروعات وتوقعاتها؛ ونظرًا لأن الانضباط العملي يعتمد مفاهيم ومنهجيات جديدة، ينبغي على المهنيين الاستفادة من تحديث مفرداتهم لمراعاة المصطلحات الجديدة لإدارة مشروعهم بشكل أفضل.
ما هي مصطلحات الإدارة؟
مصطلحات الإدارة تكون خاصة بالصناعة أو الشركة، ويمكن للمديرين استخدامها لتحديد المعنى أو التوقعات أو التواصل بفرق عملهم بلغة مشتركة.
وعادة ما تصف هذه المصطلحات عملية العمل أو المهارة أو الأداة أو التوقعات الخاصة بالصناعة أو تحدد متطلبات الشركة، وتكون شائعة في إدارة المشروعات وشؤون الموظفين والأعمال ومجالات القيادة الأخرى.
أشهر وأهم المصطلحات الخاصة بالمشروعات الصغيرة
سواء كنت تتعرف للتو على مهارات إدارة المشروعات أو تبحث عن تجديد المعلومات حول المصطلحات الرئيسية، فقد جمعنا قائمة بأهم وأشهر مصطلحات المشاريع الصغيرة الشائعة التي يمكنها أن تساعدك على التواصل بشكل أكثر كفاءة في بيئة احترافية، وهي:
1- برنامج إدارة المشروعات
يستخدم بعض مديري المشروعات برامج محددة في عملية إدارة عملهم مثل “أسانا”، أو برامج أكثر عمومية لتخطيطهم مثل “إكسيل”.
وعلى الرغم من أن استخدام برنامج إدارة المشروعات غير مطلوب عند إدارة مشروع، إلا أنه يمكن أن يساعد في مواءمة فريقك ليكون أكثر كفاءة من خلال توفير الوقت وتنظيم الأصول وتتبع معالمك مع تقدم المشروع.
2- خط الأساس
هو نقطة انطلاق محددة لأي مشروع، وتقيس خطوط الأساس أداء المشروع عبر جميع أعضاء فريق العمل، وتُحدث عندما يجري أعضاء الفريق أو المديرون أو العملاء، تغييرات كبيرة، كما أنها تساعد في خلق توقعات لجميع المشاركين في المشروع.
3- عنق الزجاجة
تحدث الاختناقات عندما يكون سير عمل المشروع أكبر من الموارد المُطبقة لمعالجته، ويمكن أن تُسبب هذه الاختناقات ضياع الوقت والمال، لذلك يعمل المديرون عادة بسرعة لتحديدها ومعالجتها ومنعها في المستقبل.
4- خطة العمل
تُحدد خطة العمل الأهداف المحددة في المشروع والخطوات اللازمة لتحقيقها، وتوثق الخطة مبرر بدء المشروع، وتتضمن معلومات أساسية مثل: المهام والموارد وعائد الاستثمار المطلوب لضمان الانتهاء من المشروع.
يمكن أن تكون خطة العمل ضرورية لجذب المستثمرين والداعمين الأوائل لشركة جديدة.
5- تغيير التحكم
يتضمن مراقبة الطلبات وتنفيذها على طول عملية المشروع، وهذا يسمح للمديرين بالموافقة على التغييرات أو رفضها في جميع أنحاء نطاق المشروع مع القليل من التغييرات غير المنضبطة في جميع أنحاء المشروع؛ ما يساعد في ضمان بقاء المشروع في المهمة وضمن خط الأساس الأصلي الذي قدمه المدير أو العميل في البداية.
6- مدير المشروع
هو الدور الذي يلعبه الشخص القيادي؛ لضمان سير المشروع بسلاسة من البداية إلى النهاية، فهو مسؤول عن كل خطوة من خطوات المشروع من التفكير إلى الإكمال، بالإضافة إلى سير العمل الرئيس طوال العملية بأكملها.
7- أصحاب المصلحة
هم الأشخاص الذين يتأثرون بشكل مباشر بالمشروع الذي تعمل عليه، وقد يعني هذا الفريق الذي يعمل عليه مباشرة، أو الرئيس التنفيذي للشركة لضمان استمرار سير الأعمال التجارية بسلاسة.
8- التسليمات
تشمل منتج واحد أو منتجات تتوقع الحصول عليها في نهاية مشروعك، ويمكن أن تكون التسليمات مجموعة واسعة من الأصول، تتضمن بعض الأمثلة على التسليمات منتجًا جديدًا تمامًا أو مجموعة مبيعات أو تحديثًا للميزات.
9- الجدول الزمني للمشروع
هو أداة لإدارة المشروعات تساعدك على تصور كيفية تناسب أجزاء خطتك معًا؛ حيث يمكن أن يساعدك الجدول الزمني للمشروع في إدراج تبعيات محددة أثناء عملية تخطيط المشروع.
10- التبعيات
هي المهام التي تعتمد على إكمال المهام الأخرى قبل تنفيذها، ومن الأمثلة الجيدة على ذلك المراجعة القانونية.
11- مخطط “جانت”
مخطط “جانت” هو نوع من إدارة المشروعات المرئية التي تعرض مشروعًا في شكل جدول زمني، فهي طريقة سهلة لتتبع دورة حياة المشروع وتقدير تواريخ الانتهاء لبعض أنشطة المشروع.
12- إدارة الموارد
عملية تخطيط وجدولة الموارد التي تحتاج إلى استخدامها لأي مشروع، وهذا يختلف عن تخصيص الموارد، لأنك تخطط بنشاط أين ومتى تستخدم الموارد المحددة التي وضعتها في الميزانية لمشروع ما.
13- ميزانية المشروع
هي المبلغ المحدد للموارد التي يمكنك استخدامها لمشروع معين، ويمكن تحديد ميزانية المشروع بالساعات، فالميزانية هي الإيرادات المخصصة لإنجاز العمل ومراحله.
ويمكن لفرق المشروع تنظيم الميزانية في وثيقة شاملة، تحدد موارده ونفقاته لكل مهمة، كما يمكن أن يساعد ذلك الفريق على فهم الموارد التي يتطلبها كل مشروع بشكل أفضل وفرض رسوم أكثر دقة على العملاء المستقبليين مقابل الخدمة نفسها.
14- خطة المشروع
تُعرف بأنها خريطة مفصلة لجميع العناصر التي يحتاج فريقك إلى إنجازها للوصول إلى أهداف مشروعك، فخطط المشروعات مهمة لأنها تمهد الطريق للمشروع بأكمله؛ حيث توفر خطة إدارة المشروع التوجيه لكل شخص يعمل في الفريق للمساعدة في الحفاظ على المساءلة.
15- أهداف المشروع
يطمح صاحب المشروع في الوصول إلى الهدف الذي حدده بحلول نهاية مشروع معين، وهذا هو السبب الرئيس وراء عمله.
كما يمكن أن يكون هدف المشروع أصلًا نهائيًا ملموسًا، مثل منتج جديد، أو يمكن أن يكون هدفًا محددًا تريد تحقيقه، مثل زيادة متابعيك على وسائل التواصل الاجتماعي، بنسبة 300 %.
16- لوحة القيادة
تعرض لوحة المعلومات بيانات المشروع والتحليلات والموارد الأخرى الضرورية لإنجاز المشروع؛ ما يوفر لفرق المشروعات تحديثات في الوقت الفعلي حسب الحاجة.
17- التقديرات
هي مؤشرات تساعد الفرق على تحليل العوامل التي تسهم في إنجاز المشروع، فالوقت والمال والقوى العاملة هي مؤشرات شائعة قادرة على تحديد أكبر قدر من العمل الذي يمكن للفريق إكماله بأقل قدر من الموارد.
18- دراسة الجدوى
هي تحليل أجزاء من المشروع لتحديد ما إذا كان من العملي إكمال مشروع مقترح، وتحليل الموارد والتكاليف والجدولة والعوامل الأخرى لتقديم صورة واضحة عن جدوى المشروع.
يمكن أن يساعد ذلك الفريق على فهم ما قد يتطلبه الأمر بشكل أفضل لإنشاء أفضل تسليم، كما أنه يساعد العميل على فهم ما إذا كان الفريق مناسبًا للمشروع أو الطلب.
19- مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)
هو مقياس يعرض كيفية تقدم فريقك نحو هدف محدد أو أهداف مشروع محددة، فهي طريقة سهلة لتتبع أداء المشروع.
20- ميثاق المشروع
هو وثيقة تُسلط الضوء على الأهداف الرئيسية لمشروعك ونطاقه ومسؤولياته الرئيسية، فمواثيق المشروع هي وسيلة لأصحاب المصلحة الرئيسيين للحصول على نظرة عامة رفيعة المستوى على العمل الذي سيتم إنجازه قبل الموافقة على المشروع.
21- تخصيص الموارد
عملية تحديد عدد الموارد التي يمكنك استخدامها بالضبط لأي مشروع معين.
22- خطة الطوارئ
هي خطة وُضعت في حالة عدم سير خطتك الأصلية بشكل صحيح، فخطة الطوارئ هي خطة محددة مسبقًا في إدارة المشروعات، وغالبًا ما تُستخدم خطط الطوارئ للمشروعات والمبادرات الأكبر والأكثر تعقيدًا لضمان سير كل شيء بسلاسة.
ويمكن القول إنها ضمانات توضع عندما لا يستطيع الفريق حل مشكلة بالوسائل العادية؛ حيث تعالج العديد من الأخطاء عبر نطاق المشروع، وتمنعه من المماطلة، كما أنها تساعد خطة العمل أو الإدارة عندما تتغير التكاليف أو التوقعات أو أداء الفريق.
23- إدارة المحفظة (PPM)
هي عملية إنشاء حافظة مركزية للعديد من المشروعات المختلفة؛ بما الحصول على مزيد من التبصر عبر عدد قليل من المشروعات المختلفة، لتتمكن من معرفة كيفية ارتباط العمل اليومي لفريقك بأهداف العمل.
24- إدارة القيمة المكتسبة
وسيلة هامة لمديري المشروعات لتتبع العمل المنجز مقابل خطة المشروع المقررة؛ حيث يمكنك حساب القيمة المكتسبة عن طريق ضرب النسبة المئوية لإكمال المشروع في التكلفة الإجمالية لميزانية المشروع، وبالتالي ستساعدك هذه العملية في تتبع ميزانية مشروعك وجدوله الزمني.
25- بيان العمل (SOW)
هو وثيقة رسمية تصف متطلبات محددة للمشروع، سواء الأنشطة أو النواتج أو الجدول الزمني.
26- هيكل انهيار العمل (WBS)
خطة مشروع مكثفة منظمة في تسلسل هرمي مرئي، ما يعني أن تكون متصلًا بالعناصر الرئيسية لخطة المشروع، مثل الأهداف والنواتج والجداول الزمنية وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
27- إدارة المخاطر
تتضمن إدارة المخاطر تحديد المخاطر التي يتعرض لها نطاق المشروع وتقليل تأثيرها على دورة حياة المشروع.
وتتضمن واجبات إدارة المخاطر، ضمان استئناف العمليات اليومية وأهداف المشروع دون مشكلة.
ويمكن أن يضمن أيضًا عدم تعرض الشركة نفسها لمخاطر يحتمل أن تكون ضارة أو غير ضرورية للحفاظ على سلامة المشروع أو جودته.
